Waspada Kesalahan Input Data Oleh Petugas Kelurahan Saat Pengurusan Dokumen Berakibat Fatal Untuk Akta Di Notaris PPAT

 

Hal yang perlu saya sharing pengalaman saat pengurusan dokumen di kelurahan berakibat fatal untuk pembuatan akta lainnya di Notaris dan PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah). Memang terlihat sepele tetapi dampaknya sangat luar biasa besar terhadap validasi dokumen yang saya buat untuk keluarga besar dan dokumen lainnya yang dikeluarkan oleh Notaris PPAT. Awalnya saya memang sangat mempercayai petugas di kelurahan untuk input data sehingga hasil surat tersebut tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya membuat dokumen yang saya buat terpaksa molor lagi beberapa waktu ke depan.

Kronologis Kesalahan Petugas Kelurahan Saat Input Data Ke Sistem Kependudukan.

Setelah kematian orang tua dalam satu atau dua hari sebelum mengurus data ke kelurahan ini pastinya harus ada surat pengantar dari RT dan RW yang menjelaskan memang benar warga yang tertulis di KTP tersebut yaitu Bapak saya meninggal dunia. Surat ini sebagai awal pembuatan dokumen penting untuk mengurus ke kelurahan. Alur pembuatan surat di mulai dari surat pengantar maka terbuka semua langkah untuk mendapatkan dokumen berikutnya.

Dokumen yang saya bawa memang sangat standar sekali seperti KTP dan KK (Kartu Keluarga) dari Bapak. Untuk lainnya seperti foto kopi KTP saksi sebanyak dua orang dengan minimal umur 55 tahun sebagai validasinya. Saat saya datang di kantor kelurahan memang ada komunikasi dari petugas untuk menanyakan semua informasi mengenai waktu kematian dan lain sebagainya sehingga saya sebagai anak menyebutkan dan menjelaskan kepada petugas tersebut dengan jelas dan baik.

O iya, dokumen yang dibawa di atas saya foto kopi agar saat di minta saya telah melengkapinya. Kondisi di kelurahan tidak ada tempat foto kopi jika pun ada harus jauh jalan ke luar. Untuk kepraktisan maka semua dokumen harus dilengkapi kopiannya agar kenyamanan saat mengurus dokumen cepat tidak ada drama.

Sebagai rakyat biasa tentu saya sudah menyampaikan kepada petugas di kelurahan tersebut dan input data ke sistem dilakukan oleh mereka. Tetapi kenyataannya adalah salah hari dan salah tanggal yang berakibat fatal untuk pembuatan dokumen berikutnyake Notaris PPAT. Jadi, sangat disayangkan sekali bahwa ada petugas di kelurahan yang tidak teliti dan mengabaikan. Menurut orang lain mungkit terbesit dokumen yang dikeluarkan tersebut sepele tetapi sangat fatal bagi saya sebagai ahli waris bapak untuk mengurus semua hal yang berhubungan di pejabat yang berwenang lainnya.

Baca juga:  Pekerjaan Utama Dapat Dilakukan Di Rumah Ternyata Membawa Penghasilan Cukup Besar Dan Anda Tidak Akan Menyangkanya

Perlu juga saya sampaikan bahwa proses pengurusan ini tentu ada drama sedikit yang menurut saya sudah terbiasa akan terjadi. Ada petugas lainnya yang sok tahu memberikan pernyataan secara verbal bahwa jika membuat dokumen kematian harus ini dan itu. Tetapi kenyataannya tidak serumit yang saya lalui, tetapi kesalahan input data di sistem dari petugas lainnya yang menjadi fatal menurut saya untuk pengurusan akta lainnya di Notaris PPAT.

Pelajaran Apa Yang Harus Diketahui Oleh Rekan Lain Supaya Tidak Terjadi Kasus Seperti Saya Alami.

Setelah mengenal semua permasalahan yang saya alami saat pengurusan surat kematian di kelurahan ada pelajaran penting yang harus diperhatikan:

1. Surat pengantar dari RT atau RW menjadi langkah pertama yang harus dilakukan oleh ahli waris terutama anak kandung dari orang tua yang wafat. Segera lakukan secepatnya, setelah satu hari penguburan orang tua segera lapor dan minta surat pengantar ke kelurahan untuk pembuatan surat kematian kependudukan.

2. Siapkan dokumen resmi seperti foto kopi KTP orang tua yang wafat beserta KK yang berlaku, foto kopi KTP saksi dua orang dengan minimal umur 55 tahun. Dokumen ini menjadi dasar untuk verifikasi data oleh petugas kelurahan nanti.

3. Saat sampai di keluruhan serahkan semua dokumen yang dibawa seperti surat pengantar RT atau RW yang asli, foto kopi KTP orang tua dan KK, foto kopi dua orang saksi, serta tanggal kematian orang tua. Jangan sampai salah untuk tanggal harus ditekankan kembali untuk benar di input karena saya merasakan kesalahan input tersebut oleh petugas kelurahan membuat semua dokumen lain menjadi terhambat gara-gara ketidak-telitian petugas tersebut. Selalu cek-ricek terus supaya setelah menjadi surat yang sudah ditanda-tangani tidak balik lagi dan lagi gara-gara kesalahan fatal menurut saya.

FYI, untuk pertinggal dokumen saya kopi surat pengantar ini untuk keperluan internal supaya dikemudian hari berguna untuk administasi RT/RT hingga kelurahan.

Baca juga:  Sharing Pengalaman Saat Saya Malas Suka Menunda Pekerjaan Serta Cara Saya Mengatasi Supaya Tetap Selesai Sesuai Jadwal

4. Sebaiknya dokumen resmi lainnya di foto kopi banyak untuk arsip terutama KTP dari saksi. Dan saya memberanikan diri untuk meminta KK untuk melengkapi data ini agar saat setelah selesai dokumen resmi dari kelurahan menjadi lengkap dan jika dikemudian hari butuh data serupa saya tidak susah payah lagi untuk mendapatkannya. Simpan dalam satu album khusus penyimpanan dokumen agar rapi dan jika mencarinya ada di tempat yang mudah ditemukan, tidak bingung harus bongkar sana sini lagi.

5. Segera legalisir dokumen atau surat kematian orang tua beberapa lembar yang berguna untuk mengurus dokumen penting lainnya di berbagai instansi. Walau terlihat sedikit ribet tetapi harus saya lakukan agar supaya tidak bolak balik lagi ke kantor kelurahan yang butuh waktu cukup lama untuk pengurusan seperti ini. Sediakan waktu satu hari penuh untuk melengkapi semua dokumen penting ini dan persiapkan segala sesuatunya dengan baik.  

PENUTUP.

Kesalahan itu memang sangat lumrah terjadi tetapi setidaknya harus ada verifikasi kembali kepada pihak yang berkepentingan agar tidak terjadi kesulitan di kemudian hari. Jika satu dokumen seperti surat kematian yang saya lalui ini juga berlaku pada jenis lainnya seperti pembuatan akte kelahiran, dokumen kependudukan lainnya, surat nikah, surat perizinan usaha, dan lain sebagainya. Walaupun sudah ada petugas kita yang mengurus sebaiknya juga harus cek ricek kembali apakah kebenaran data ini sudah sesuai dengan data yang kita miliki.